Keskustelupalstoilla käytiin paljon mielenkiintoisia keskusteluja erilaisista tietosuojaan liittyvistä aiheista. Otin itse osaa keskusteluun sairauspoissaoloista, ja miten niistä tulisi puhua työpaikalla. Tämä aihe kosketti itseäni paljon sen takia, että omalla työpaikallani tästä käydään myös aina kiivasta keskustelua. Olin kirjoittamassani kommentissa sitä mieltä, ettei työntekijän poissaolon syyt kuuluu työyhteisössä kenellekään muulle kuin työnantajalle.

Toisen keskustelun aiheen aloitin itse; nimikylttien käyttö asiakaspalvelutyössä. Nostin esille kysymyksen siitä, onko ok että asiakaspalvelija joutuu käyttämään työssään omaa nimeään ja tarvitseeko oma nimi olla kaikkien asiakkaiden nähtävillä? Onhan kyse kuitenkin työntekijän henkilötietojen avoimesta jakamisesta kaikille.

 

Millaisia seikkoja sosiaalisia verkkotyökaluja työyhteisöissä käyttävien henkilöiden pitäisi ottaa huomioon tietosuojan näkökulmasta?

Kun työyhteisössä käytetään erilaisia verkkoalustoja tulee ottaa huomioon, ettei omia tai toisen työntekijän mitään henkilötietoja saa luovuttaa toisille, ainakaan ilman lupaa. Jos jaetaan esimerkiksi asiakaspalautteita tms. ei niitä saa laittaa esille, jos niissä käy ilmi työntekijän nimi. Työntekijöiden poissaoloista tai muista asioista ei voi kirjoittaa työyhteisön eri verkkoalustoilla. Työyhteisön sosiaalisen median kanavissa ei tule kirjoittaa mitään työntekijöiden tai asiakkaiden henkilötietoja ilman luvan kysymistä. 

 

Mitä ovat avoimuuden ja läpinäkyvyyden edut?

Avoimuus on asenne ja sillä tarkoitetaan vastaanottavuutta uusille ajatuksille ja palautteelle. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan tilaa tai toimintaa eli sitä, että yrityksen tieto ja toiminta on saatavilla ja nähtävillä.  Avoimuudesta on tunnetusti paljon hyötyä. Avoimuudella saadaan aikaan luottamusta ja sitoutumista työyhteisössä. Avoimuus luo puitteet ratkaisujen ja palvelujen kehittämiseen ja tiedon jakaminen synnyttää uusia ideoita sekä ylläpitää luovuutta ja innovaatioita. Läpinäkyvyydellä taas vähennetään yritystoimintaan liittyviä riskejä. Kun tieto yrityksessä on julkisesti saatavilla, vähenee väärinkäytökset ja kitketään korruptiota ja muita rikkeitä. Brändin on helppo säilyä ehjänä. 

 

Milloin henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta?

Työyhteisössä henkilökohtaisten tietojen jakamisesta voi joissain määrin olla hyötyä. Esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa voidaan olla yhteydessä tarvittaessa asiakkaisiin henkilökohtaisen tilin välityksellä. Työyhteisön avoimuus voi myös kehittyä. Erilaiset palkinnot ja tunnustukset voivat myöskin olla hyvä syy omien henkilökohtaisten tietojen jakamiseen. Omien henkilötietojen luovuttaminen tulee kuitenkin aina tehdä harkiten ja tapauskohtaisesti. 

 

Millaista vahinkoa voi syntyä ellei henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehdita?

Jos henkilötietojen suojauksesta ei huolehdita voi seuraukset olla monenlaiset. Vaarana voi olla esimerkiksi henkilökohtaisten henkilötietojen vuotaminen vääriin käsiin ja arkaluonteisen henkilökohtaisen tiedon paljastuminen julkiseksi tiedoksi. Identiteettivarkaudet ovat myöskin nouseva uhka nyky-yhteiskunnassa ja niillä voidaan tehdä paljon vahinkoa. Identiteettivarkaudet mahdollistavat mm. ostosten tilaamisen netistä, pikavippien ostot ynnä muut rahanarvoisten etujen kalastamiset toisen henkilön identiteetillä. Toisen henkilötietoja voidaan myös käyttää rikolliseen toimintaan.